W moim poprzednim wpisie, w ramach dyskusji jak otwarte na nowości jest IT, mówiłem o tym, że często IT bawi się nowoczesnymi zabawkami nie do końca je rozumiejąc. Teraz będę chciał trochę powiedzieć na temat otwartości na zmiany w metodach i organizacji pracy. Mam wrażenie, że w tym obszarze jest jeszcze gorzej.
To, że nie ma uniwersalnych metod, które na wszystko są dobre, to już wydaje się wiedzieć każdy. Każdy (lub prawie każdy) wie, że żeby efektywnie pracować, trzeba dobrać właściwą metodę dopasowaną do konkretnych warunków i kontekstu. Jednak dużo mniej osób zauważa, że te warunki i ten kontekst ciągle się zmieniają. To co dla nas działało bardzo dobrze rok temu, dzisiaj może być kulą u nogi, upośledzającą naszą wydajność. Cykl życia rozwoju oprogramowania założony na początku, kiedy mamy 50 tys klientów i operujemy na powoli rozwijającym się rynku, może się przestać sprawdzać kiedy liczba klientów urośnie do 5 mln i rynek zacznie się rozwijać 10 razy szybciej.
Zjawisko zmiany kontekstu jest w firmach i działach IT powszechne. I nie jest niczym złym, że ono występuje – jest to naturalną konsekwencją faktu, że rynek i jego potrzeby ewoluują. Nie jest też dowodem nieefektywności danej organizacji, że ją ta zmiana kontekstu nie raz zaskakuje. Czasami zmiany są trudne do przewidzenia i lepiej jest poczekać, aż problem wystąpi, żeby go zrozumieć i wtedy sobie z nim dobrze poradzić, zamiast gubić się w domysłach (co nie znaczy, że nie należy planować i zarządzać ryzykiem).
To co jest problemem i moim zdaniem błędem popełnianym w organizacjach to kurczowe trzymanie się raz ustalonych w przeszłości metod pracy. Kiedy jakiś problem narasta na tyle, że nie można udawać, że go nie ma i trzeba coś zmienić, dość często, zamiast zmienić metody pracy, problemy organizacyjne próbuje się naprawić kupując nowe narzędzia i technologie. Dewelopment nowych funkcjonalności w istniejącym systemie finansowo-księgowym zajmuje coraz więcej czasu? Kupujemy sobie nowocześniejszy system finansowo-księgowy. Nie jesteśmy w stanie dojść do ładu z interfejsami między aplikacjami, których mamy u siebie całą hordę? Kupujemy sobie ESB. Testy się wloką i kosztują coraz więcej? Kupujemy narzędzie to automatyzacji testów.
A tymczasem większość z tych problemów bierze się z tego, że mamy źle zorganizowaną pracę. Często powtarzam (z całą świadomością, że jest w tym odrobina przesady), że już od co najmniej 8 lat istnieją stabilne, dojrzałe narzędzia informatyczne pozwalające zaspokoić większość potrzeb. A więc problem nie leży w niedoskonałości technologii tylko w umiejętnym jej wykorzystaniu. Warto tu jeszcze nadmienić, że aby zaspokoić swoje potrzeby za pomocą danej technologii, trzeba spełnić jeden bardzo ważny warunek – trzeba te narzędzia DOBRZE poznać. A że tego nie robimy to pisałem w poprzednim wpisie.
Skąd się bierze ta chęć rozwiązywania problemów za pomocą narzędzi i jednoczesna niechęć do zmian metod pracy? U podstaw niechęci do zmian metod pracy leży konformizm, lęk przed odpowiedzialnością i przed zmianą jako taką. A skąd chęć do zakupu narzędzi? Jeżeli kupujemy nowe narzędzie renomowanej firmy, handlowcy dołożą wszelkich starań, żeby nas i naszych przełożonych przekonać, że jest to najmądrzejsza decyzja w naszym życiu. Nie ulega wątpliwości, że po zakupie narzędzia, które w trakcie prezentacji samo rozwiązuje nasze problemy i prawie że wyprzedza nasze zachcianki, wszystkie nasze problemy znikną i będziemy mieli wokół siebie samych przyjaciół. Dodatkowo mamy, dającą poczucie bezpieczeństwa, świadomość, że jak się okaże, że nic nam prezentowane narzędzie nie pomogło to przynajmniej mamy na kogo zwalić (“Nobody ever got fired for buying IBM equipment” jak mówił legendarny już dziś slogan Big Blue). Problem był tak duży, że nawet dobre narzędzie renowanej firmy nie pomogło. My zrobiliśmy wszystko co w naszej mocy. Ale czy na pewno nie pomogło? Może jak się sporządzi odpowiednie statystyki i wykresy (z pomocą konsultanta z firmy produkującej narzędzie) to się okaże, że jest lepiej i że narzędzie pomogło (pomimo, iż nam i otoczeniu, wydaje się, że zamiast być lepiej jest jeszcze gorzej). Poza tym po zakupie narzędzia i wydaniu ciężkich pieniędzy, cały łańcuszek osób odpowiedzialnych za zakup jest spragniony wiadomości, że narzędzie pomogło. I zapytani przez dostawcę, przełożonego, lub następnego potencjalnego klienta, czy są zadowoleni i czy pomogło odpowiedzą skwapliwie “TAK”. A zrobią tak dlatego, że “TAK” może oznaczać – dobrze zainwestowaliśmy kupę kasy i teraz czerpiemy z tego korzyści które dają nam przewagę nad konkurencją – a może też oznaczać – bo ja wiem, nie mam zdania – lub coś jeszcze innego. W przeciwieństwie do poetyckiej wieloznaczności słowa “TAK”, “NIE” oznacza niezawodnie – daliśmy się zrobić w balona i wyrzuciliśmy w błoto kupę kasy. Ze zrozumiałych względów, odpowiedź “NIE” wymaga dużo więcej odwagi i jest dużo mniej prawdopodobna.
Jeżeli chcemy zmienić metody pracy a dokładniej organizację pracy, to bierzemy odpowiedzialność na siebie. Skoro my zaczęliśmy ten cały zamęt i zaczęliśmy zmieniać uświęcony tradycją proces, to jeżeli wyniki będą złe, wszyscy z radością obwinią za to nas. Mało kto będzie nam kibicował i dobrze życzył, bo z każdym skostniałym procesem związane jest jakieś status quo, które jest korzystne dla wielu uczestników. Zmiany mogą ten stan dla poszczególnych jednostek zmienić na gorszy. W skrajnych przypadkach może się nagle okazać, że jakaś grupa osób lub jakiś dostawca zewnętrzny nie są już potrzebni. Bardzo łatwo jest ich potępić za kosztowne dla organizacji sabotowanie zmian, ale stracić pracę 5 lat przed emeryturą to naprawdę nie są żarty. Ale nawet Ci, którzy nie będę się bali utraty pracy, mogą nie chcieć zmian ot tak po prostu, bo po co coś zmieniać, skoro tak jak jest, jest DLA NICH dobrze. Oj, tak. Zaprawdę, zaprawdę powiadam Wam, że ten kto chce zmienić metody i organizację pracy, mało będzie miał przyjaciół. Więc albo nie rozwiązuje się problemu w ogóle, albo kupuje się narzędzie. Po zakupie okazuje się, że żeby narzędzie wdrożyć i efektywnie je wykorzystywać musimy: po pierwsze dobrze je zrozumieć, po drugie zmienić metody pracy. No ale przecież, nie chcemy zmieniać metod pracy i po to kupiliśmy narzędzie, aby nie musieć tego robić. Więc tworzymy w narzędziu jakieś koślawe adaptacje, aby przystosować je do naszych metod pracy, de facto negując metodologię, która leży u podstaw narzędzia (jeżeli takowa w ogóle jest). Efekt jest taki, że do naszego i tak już skomplikowanego środowiska, które mało kto ogarnia, dodaliśmy jeszcze jeden skomplikowany klocek, który też trzeba ogarniać. Więc koniec końców jest gorzej zamiast lepiej.
Jeżeli moje obserwacje są prawidłowe, to coraz sprawniejsza może być tylko organizacja, w której systematycznie aktualizuje się metody pracy. Aby to się działo, w organizacji musi być kultywowana świadomość konieczności takich zmian i ich dobroczynnych skutków, albo musi się znaleźć charyzmatyczny przywódca wizjoner, który zapłodni umysły innych i pociągnie ich za sobą. Bardzo jestem ciekaw, jakie są obserwacje w tym względzie moich czytelników. Chętnie bym przeczytał, jak to jest zorganizowane w firmie, w której metody pracy są rzeczywiście systematycznie ulepszane.